工程項(xiàng)目資料的特點(diǎn)：多、雜、量大。可能你遇到了這些情況：

• 我是資料員，不做資料，只管收發(fā)。
• 我是資料員，用資料軟件做。
• 我是技術(shù)員，資料要自己做。
• 我要做資料，直接拿來表格就填。
• 現(xiàn)場(chǎng)很忙碌，資料做不過來，無法同步。
• 現(xiàn)場(chǎng)檢查資料，要加班好幾天。做完的應(yīng)付完檢查，相當(dāng)一部分還可能要重做。
• 項(xiàng)目結(jié)束了，遲遲無法整理出交工資料，還要好幾個(gè)月。
• 公司要的資料，上午要，下午就要提供？
• ······
  以上這些情況，估計(jì)你在工作中總會(huì)遇到幾個(gè)，讓自己很忙碌。用沒有什么辦法解決這個(gè)問題呢。少量的資料采用任何方式都是高效的。但是大量的資料就必須采取新的方法。我根據(jù)自己在施工現(xiàn)場(chǎng)多年的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套可行的方法，給你提供另一種選擇。提高工程資料管理效率、減少工作量，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、流程化和協(xié)作優(yōu)化。通過辦公軟件實(shí)現(xiàn)表格即文檔、一行一資料、多列自組合，形成多資料 的理念。

  1 定標(biāo)準(zhǔn)

  針對(duì)資料問題，要先解決..個(gè)問題：按什么標(biāo)準(zhǔn)去做。資料有當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（SH、冶金等）、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（固定表格），我們只有確定了這個(gè)問題，才能著手做資料。

  1.1 統(tǒng)一模板

  • 覆蓋所有類型： 開工/施工/竣工各階段所需的所有表格、報(bào)告、驗(yàn)收記錄、試驗(yàn)報(bào)告等。
  • 內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化： 固定格式、必填項(xiàng)目、填寫要求、簽字蓋章位置、編號(hào)規(guī)則。

  1.2 明確編碼與歸檔規(guī)則

  • 統(tǒng)一文件命名： 規(guī)定清晰的文件命名規(guī)則（如：項(xiàng)目簡稱_分部工程_資料類型_日期_序號(hào).pdf）。
  • 結(jié)構(gòu)化文件夾體系： 建立邏輯清晰的電子和紙質(zhì)文件夾結(jié)構(gòu)（按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、資料類型、日期等維度）。
  • 版本控制： 嚴(yán)格管理文件版本，避免混淆。

  1.3 編制工程資料管理要求

  • 詳細(xì)說明各項(xiàng)資料的填寫要求、依據(jù)規(guī)范、流程節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、提交時(shí)限、歸檔要求等。成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的“操作手冊(cè)”。

  1.4 劃分單位工程、分部分項(xiàng)工程

  • 將項(xiàng)目上的施工內(nèi)容按圖紙劃分單位工程、分部分項(xiàng)工程
  • 在施工過程中進(jìn)行管理、優(yōu)化、、完善*

  2 收集數(shù)據(jù)

  資料數(shù)據(jù)有很多類型，每種類型有自己的整理方法。按對(duì)應(yīng)的方式收集可以避免重復(fù)收集的問題。

  2.1 項(xiàng)目公共數(shù)據(jù)

  • 項(xiàng)目信息：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地點(diǎn)、
  • 項(xiàng)目概況：
  • 單位與人員：項(xiàng)目參與方、負(fù)責(zé)人姓名等等

  2.2 資料專業(yè)數(shù)據(jù)

  • 資料表中需要填寫的數(shù)據(jù)，例如：
  • 設(shè)備專業(yè)：設(shè)備名稱、設(shè)備位號(hào)、設(shè)備型式等
  • 管道專業(yè)：管線號(hào)、材料、壓力、溫度等*

  2.3 現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)

  • 根據(jù)單位工程、分部分項(xiàng)工程的劃分，實(shí)時(shí)的將各工序進(jìn)展以在線表格、同步協(xié)作的方式進(jìn)行更新

  3 模版數(shù)據(jù)的使用

  3.1 圖紙、變更、聯(lián)系單類

  • 做為資料室資料員的基礎(chǔ)工作，做好臺(tái)賬即可。建立電子臺(tái)賬，后期直接調(diào)用。*

  3.2 施組、方案、交底類

  資料模版化，內(nèi)容模塊化。并不是單純的找一個(gè)方案修改。而是：

  1. 按方案組成分成12個(gè)部分。
  2. 每個(gè)部分選擇5-10模塊素材。
  3. 方案中涉及項(xiàng)目特有的信息，在收集的數(shù)據(jù)中直接調(diào)用
  4. 方案設(shè)計(jì)的通用信息，只需按方案模塊從對(duì)應(yīng)的5-10素材中選擇即可
  5. 對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的多個(gè)方案，可以省略第三步，直接使用第四步。這樣每個(gè)方案只需選擇幾次模塊，就可完成。如果是類似項(xiàng)目，只用改一次項(xiàng)目特有信息數(shù)據(jù)，就可以一次完成所用方案，而不用怎么修改。
     我是通過obsidian這個(gè)軟件實(shí)現(xiàn)的，大家可以嘗試。

  3.3 材料檢驗(yàn)、報(bào)告類

  材料報(bào)驗(yàn)、設(shè)備開箱是一個(gè)很繁瑣的事情，不僅需要資料表格，還要提供相關(guān)質(zhì)量證明文件。確保每個(gè)材料的質(zhì)量證明文件齊全、有效，是一個(gè)不小的工作量。因此，物資部門應(yīng)當(dāng)報(bào)驗(yàn)：

  1. 材料計(jì)劃和合同信息這兩個(gè)數(shù)據(jù)要統(tǒng)計(jì)。
  2. 利用excel表格的關(guān)聯(lián)函數(shù)做好報(bào)驗(yàn)資料。不需要再填寫。
  3. 里面需要填寫的3個(gè)編號(hào)（證件編號(hào)、證書編號(hào)、復(fù)檢編號(hào)）需要到貨驗(yàn)收收到合格證后，及時(shí)填寫。
  4. 保證資料同步性，就要求質(zhì)量證明文件與材料一起到貨才能驗(yàn)收，這樣才能重視?？绮块T協(xié)作，才能不至于停滯或滯后。
     我是通過技術(shù)科材料計(jì)劃與物資科合同實(shí)現(xiàn)了基本的資料內(nèi)容，通過驗(yàn)收收到資料填寫3個(gè)編號(hào)實(shí)現(xiàn)，但跨部門滯后有不可確定性。

  3.4 過程驗(yàn)收類

  過程驗(yàn)收的資料多，時(shí)間緊迫性強(qiáng)。通過現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步 及時(shí)將內(nèi)容調(diào)出打印。在excel中用一個(gè)日期列實(shí)現(xiàn)將當(dāng)天資料或第二天資料的批量打印。
  過程驗(yàn)收類一般是檢驗(yàn)批、工序資料，具有很強(qiáng)的可復(fù)制性。我們?cè)趀xcel中處理數(shù)據(jù)的靈活性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了資料軟件和word文檔，因此，我的實(shí)際操作就是將資料表格中的涉及的資料數(shù)據(jù)與excel打通，實(shí)現(xiàn)一行數(shù)據(jù)就是一個(gè)資料的意圖，也就是表格即文檔、一行一資料、多列自組合，形成多資料.
  我是通過excel與word模版的聯(lián)動(dòng)，通過方方格子中功能進(jìn)行操作完成。

  3.5 其它

  其它資料由于很多時(shí)候要使用已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)，部分需要新增，屬于小眾。這個(gè)根據(jù)實(shí)際情況整理。

  4 流程化操作

  1. 項(xiàng)目初期，建立excel數(shù)據(jù)模版，全員按模版填寫、收集數(shù)據(jù)。
  2. 劃分單位工程、分部分項(xiàng)、檢驗(yàn)批，制作在線表格，協(xié)同更新。
  3. 根據(jù)施工進(jìn)度工序，填寫需要打印資料的日期，提前2天批量導(dǎo)出、打印。
  4. 完成簽字，填寫日期報(bào)驗(yàn)。
  5. 簽字蓋章完成資料進(jìn)行掃描存檔。
  6. 根據(jù)單位工程劃分和掃描存檔資料進(jìn)行組卷（初版）
  7. 調(diào)整、完善，形成.終版。

  5 協(xié)作優(yōu)化

  • 在線表格協(xié)同

  • excel模版數(shù)據(jù)
  • 單位工程、分部分項(xiàng)劃分
  • 明確資料打印日期
  • 資料進(jìn)展明細(xì)

  • 資料員線下協(xié)同

  • 按照日期，打印資料
  • 資料完成，掃描資料

  • 技術(shù)員在線協(xié)同

  • 根據(jù)掃描資料，完善資料
  • 根據(jù)完善資料，組卷資料

  6 總結(jié)

  • 資料完成在于標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、流程化和協(xié)作優(yōu)化。通過辦公軟件實(shí)現(xiàn)表格即文檔、一行一資料、多列自組合，形成多資料 的理念。這里面重點(diǎn)是以下3點(diǎn)：

  • 項(xiàng)目初期，同心協(xié)力收集資料數(shù)據(jù)

  • 項(xiàng)目過程，全力以赴打印資料數(shù)據(jù)

  • 項(xiàng)目后期，提高效率組卷資料數(shù)據(jù)

  • 預(yù)防優(yōu)于補(bǔ)救： 前期策劃（標(biāo)準(zhǔn)化、明確責(zé)任）比后期補(bǔ)救重要得多。
  • 同步是生命線： 資料與工程進(jìn)度同步是減少工作量和避免混亂的核心。
  • 工具是杠桿： 投資合適的資料管理軟件是提升效率.直接有效的途徑。
  • 溝通是潤滑劑： 良好的內(nèi)外溝通能顯著減少誤解和返工。
  • 持續(xù)改進(jìn)： 不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化流程和模板。
    選擇.適合你當(dāng)前項(xiàng)目規(guī)模、團(tuán)隊(duì)能力和預(yù)算的幾項(xiàng)關(guān)鍵措施開始實(shí)施，并持之以恒。 工程資料管理效率的提升是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要從制度、流程、工具、人員多方面協(xié)同發(fā)力。當(dāng)你把標(biāo)準(zhǔn)化流程和數(shù)字工具相結(jié)合，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工程資料不再是負(fù)擔(dān)，而是項(xiàng)目管理的得力助手。 堅(jiān)持下來，你會(huì)發(fā)現(xiàn)資料工作從“救火式”的加班負(fù)擔(dān)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱鲿掣咝У捻?xiàng)目支撐環(huán)節(jié)。